Ratgeber · Schweiz

QR-Rechnung erstellen: die komplette Anleitung für Schweizer KMU

Seit dem 1. Oktober 2022 ist die QR-Rechnung der einzige zulässige Einzahlungsschein in der Schweiz. Diese Anleitung zeigt Schritt für Schritt, welche Angaben zwingend sind, wann Sie eine QR-IBAN brauchen, wie sich QRR und SCOR unterscheiden, welches Layout SIX vorschreibt und welche Fehler dazu führen, dass die Bank eine Rechnung zurückweist — ohne teure Buchhaltungssoftware.

Schritt 1: Firmendaten und IBAN bereitlegen

Der QR-Teil braucht den vollständigen Namen des Zahlungsempfängers, Strasse und Nummer, PLZ, Ort und Land sowie eine Schweizer oder Liechtensteiner IBAN (CH… oder LI…). Eine ausländische IBAN ist im Swiss QR Code nicht zulässig. Wenn Sie MWST-pflichtig sind, gehören zusätzlich UID-Nummer (CHE-…) und MWST-Satz auf den Rechnungsteil: seit 2024 gelten 8,1 % Normalsatz, 2,6 % reduzierter Satz und 3,8 % Sondersatz für Beherbergung.

Prüfen Sie die IBAN vor der ersten Rechnung: Die Modulo-97-Prüfsumme muss stimmen, sonst weist die Bank die Zahlungsdatei zurück. Die Darstellung mit Leerzeichen (CH93 0076 …) ist im Druck erlaubt, im Code wird die IBAN aber ohne Leerzeichen erfasst.

Schritt 2: Referenzart wählen — QRR, SCOR oder keine

• QRR: 27-stellige Referenz mit rekursiver Modulo-10-Prüfziffer. Setzt zwingend eine QR-IBAN voraus (IID 30000–31999), die Ihre Bank ausstellt. Das ist das Format mit dem zuverlässigsten automatischen Abgleich.
• SCOR: internationale Creditor Reference nach ISO 11649 (RF + 2 Prüfziffern Modulo 97 + max. 21 Zeichen). Funktioniert mit Ihrer normalen IBAN und ist für die meisten Kleinbetriebe der einfachste Weg — trotzdem automatisierbar.
• Ohne Referenz: nur mit normaler IBAN zulässig; die Zuordnung des Zahlungseingangs erfolgt manuell, gestützt auf die zusätzlichen Informationen (Rechnungsnummer, max. 140 Zeichen).

QR-IBAN oder normale IBAN: der Vergleich

Merkregel: QR-IBAN ⇒ immer QRR, normale IBAN ⇒ nie QRR. Jede Kreuzkombination wird zurückgewiesen.

Schritt 3: Pflichtfelder im QR-Teil

Schritt 4: Layout und Druck

• Empfangsschein (62 mm) und Zahlteil (148 mm) unten auf dem A4-Blatt, Höhe 105 mm.
• Schnittlinien mit Scherensymbol zwischen Rechnung und Zahlteil.
• Swiss QR Code 46 × 46 mm mit Schweizerkreuz 7 × 7 mm in der Mitte.
• Schwarz auf weiss drucken, keine Skalierung, keine farbigen Hintergründe.
• Serifenlose Schrift (Arial, Helvetica, Frutiger oder Liberation Sans), 6 bis 10 pt je nach Bereich.
• Gewöhnliches weisses A4-Papier: perforiertes Papier ist nicht mehr nötig.

Schritt 5: Versand und Zahlungsabgleich

Die QR-Rechnung darf als PDF per E-Mail verschickt werden: Der Kunde scannt den Code direkt vom Bildschirm mit E-Banking oder TWINT. Für den Zahlungseingang verlangen Sie bei Ihrer Bank die Datei camt.054 (Gutschriftsanzeige) oder camt.053 (Kontoauszug): Jede Zahlung trägt darin ihre Referenz, sodass offene Rechnungen automatisch ausgeglichen werden statt von Hand.

Bei Zahlungsverzug erlaubt das Schweizer Recht (Art. 104 OR) einen Verzugszins von 5 % pro Jahr ab Mahnung, sofern nichts anderes vereinbart ist. Eine datierte Mahnung mit ausgewiesenem Zins beschleunigt den Zahlungseingang deutlich.

Unterschied zum alten Einzahlungsschein (ES/ESR)

Alte ESR-Referenzen lassen sich nicht direkt in QRR-Referenzen übernehmen: Die QRR wird neu berechnet, inklusive Modulo-10-Prüfziffer.

Häufige Fehler, die zur Rückweisung führen

• QRR-Referenz mit normaler IBAN kombiniert — die Bank weist die Rechnung systematisch zurück.
• QR-IBAN verwendet, aber keine QRR-Referenz gesetzt: die Kombination ist ungültig.
• QR-Code aus einem Screenshot skaliert und dadurch unlesbar gedruckt.
• Empfangsschein oder Schnittlinien weggelassen.
• Ausländische IBAN (DE, FR, IT) im Kontofeld erfasst.
• Mehr als 140 Zeichen in den zusätzlichen Informationen.
• Unvollständige Adresse des Zahlungsempfängers (PLZ oder Land fehlt).
• PDF mit «An Seitengrösse anpassen» gedruckt — der Zahlteil verliert die Masse.

Checkliste vor dem Versand

• IBAN oder QR-IBAN gültig (Modulo 97) und zur gewählten Referenzart passend.
• Vollständige Adresse von Zahlungsempfänger und Zahlungspflichtigem.
• Währung CHF oder EUR, Betrag korrekt oder bewusst offen gelassen.
• Rechnungsnummer in den zusätzlichen Informationen übernommen.
• UID-Nummer und MWST-Satz auf dem Rechnungsteil, falls MWST-pflichtig.
• PDF in A4 mit 100 % gedruckt, ohne Seitenanpassung.

In 60 Sekunden mit Pratiko

Pratiko erzeugt den QR-Teil automatisch im Rechnungs-PDF: IBAN und Firmendaten einmal erfassen, danach prüft die Software die IBAN, erkennt automatisch eine QR-IBAN, berechnet die QRR- oder SCOR-Referenz und legt Empfangsschein und Zahlteil massgetreu aufs Blatt. Offerte erstellen, Kunde gibt online frei, QR-Rechnung ist fertig — und der camt.054-Import gleicht die Zahlungseingänge ab.

Häufige Fragen

Was ist eine QR-Rechnung?

Die QR-Rechnung ist seit dem 1. Oktober 2022 der einzige zulässige Einzahlungsschein in der Schweiz. Sie enthält einen Swiss QR Code mit Zahlungsempfänger, Zahlungspflichtigem, Betrag, Währung und Referenz und wird von allen Schweizer Banken, von PostFinance und von TWINT gelesen.

Was ist der Unterschied zum alten Einzahlungsschein?

Der rote (ES) und der orange Einzahlungsschein (ESR) mit Perforation wurden am 30. September 2022 endgültig abgelöst. Statt Spezialpapier und Codierzeile genügt heute ein normales weisses A4-Blatt: Empfangsschein und Zahlteil werden unten aufgedruckt, alle Daten stecken im Swiss QR Code. Die ESR-Teilnehmernummer wurde durch die QR-IBAN, die ESR-Referenz durch die QRR-Referenz ersetzt.

Brauche ich eine QR-IBAN?

Nur wenn Sie mit der strukturierten QRR-Referenz arbeiten. Die QR-IBAN hat eine Institutsidentifikation (IID, Stellen 5 bis 9) zwischen 30000 und 31999 und wird von Ihrer Bank kostenlos vergeben. Mit einer normalen IBAN verwenden Sie stattdessen die SCOR-Referenz (RF…) oder gar keine Referenz.

Wie ist die QRR-Referenz aufgebaut?

Die QRR-Referenz hat 27 Stellen: 26 frei belegbare Ziffern, meist strukturiert als Kunden- und Rechnungsnummer, plus eine Prüfziffer nach dem rekursiven Modulo-10-Verfahren. Gedruckt wird sie in Fünferblöcken, codiert wird sie ohne Leerzeichen.

Was ist die SCOR-Referenz (RF)?

SCOR ist die internationale Creditor Reference nach ISO 11649: RF, zwei Prüfziffern nach Modulo 97 und maximal 21 weitere Zeichen. Sie funktioniert mit einer normalen IBAN und erlaubt trotzdem den automatischen Zahlungsabgleich.

Kann ich eine QR-Rechnung ohne Referenz ausstellen?

Ja, aber nur mit einer normalen IBAN. Das Referenzfeld bleibt leer und die Zuordnung des Zahlungseingangs erfolgt manuell oder über die zusätzlichen Informationen, zum Beispiel die Rechnungsnummer.

Kann ich eine QR-Rechnung in EUR ausstellen?

Der Swiss QR Code unterstützt ausschliesslich CHF und EUR. In der Praxis stellen Schweizer Kleinbetriebe den Zahlteil in CHF aus; bei einer EUR-Rechnung wird der CHF-Gegenwert im Rechnungsteil ausgewiesen.

Darf der Betrag offen bleiben?

Ja. Ist der Betrag nicht bekannt, bleibt er leer und der Zahlungspflichtige trägt ihn von Hand ein. Der Zahlteil muss dann das dafür vorgesehene leere Feld gemäss SIX-Richtlinien zeigen.

Wie gross muss der Swiss QR Code sein?

46 × 46 mm ohne Ruhezone, mit dem Schweizerkreuz von 7 × 7 mm in der Mitte. Gedruckt wird schwarz auf weiss, ohne Skalierung und ohne Bildkompression.

Brauche ich perforiertes Spezialpapier?

Nein. Empfangsschein und Zahlteil werden unten auf ein gewöhnliches weisses A4-Blatt gedruckt, getrennt durch Schnittlinien mit Scherensymbol. Perforiertes Papier ist nicht mehr vorgeschrieben.

Wie gleiche ich Zahlungseingänge automatisch ab?

Ihre Bank liefert eine camt.054-Datei (Gutschriftsanzeige) oder camt.053 (Kontoauszug) mit der Referenz jeder Zahlung. Importiert in Ihre Software werden offene Rechnungen automatisch ausgeglichen, ohne manuelles Abhaken.

Wie erstelle ich eine QR-Rechnung kostenlos?

Mit Pratiko erfassen Sie IBAN und Firmendaten einmal; jede Rechnung wird danach automatisch mit SIX-konformem QR-Teil als PDF erzeugt. Der Gratis-Plan umfasst 5 Rechnungen pro Monat, ohne Kreditkarte. Wird nur der Zahlteil gebraucht, genügt der QR-Rechnung Generator ohne Login.

Quellen: SIX Group — Swiss Implementation Guidelines QR-Rechnung (gültige Version); PostFinance; ISO 11649; Art. 104 OR.