QR-Rechnung erstellen: vom Auftrag zum korrekten Zahlteil

Für eine Schweizer QR-Rechnung benötigen Sie die Angaben des Zahlungsempfängers, eine CH- oder LI-IBAN und die dazu passende Referenzart. Für einen einzelnen Zahlteil reicht ein Generator. Für Arbeitspositionen, MWST, Offerten und die Kontrolle offener Rechnungen eignet sich eine Rechnungssoftware wie Pratiko.

Nur einen Zahlteil erstellen oder die ganze Rechnung?

Der Zahlteil enthält die Zahlungsangaben, nicht das Leistungsverzeichnis. Ein Elektriker benötigt auf der vollständigen Rechnung beispielsweise Arbeitszeit, Material und vereinbarte Konditionen. Der Kunde muss nachvollziehen können, was er bezahlt. Der QR-Code erleichtert danach die Zahlung.

Einen QR-Zahlteil kostenlos erzeugen oder eine Software für den gesamten Ablauf auswählen.

Schritt für Schritt zur QR-Rechnung

1. Leistung und Kunde erfassen. Übernehmen Sie die vereinbarten Positionen aus der Offerte. Beschreiben Sie Arbeit und Material getrennt, mit Menge, Einheit und Preis. Ergänzen Sie Rechnungsnummer und Zahlungsfrist.
2. Empfängeradresse vorbereiten. Verwenden Sie den Namen Ihres Betriebs, Strasse, Hausnummer, Postleitzahl, Ort und Land in getrennten Feldern. Übernehmen Sie die Kontonummer aus den Angaben Ihrer Bank.
3. IBAN und Referenz abstimmen. QR-IBAN verlangt QRR. Normale IBAN erlaubt SCOR oder keine Referenz. Die Kombination ist wichtiger als die Frage, ob die Kontonummer im QR-Code steht.
4. Betrag und Währung kontrollieren. Der Zahlteil unterstützt CHF oder EUR. Auf einer vollständigen Rechnung muss der Zahlungsbetrag dem tatsächlich offenen Betrag entsprechen.
5. PDF prüfen und versenden. Kontrollieren Sie Namen, Kontonummer, Referenz und Betrag. Bei Papierausgabe mit 100 % drucken, nicht an die Seite anpassen.

Welche Kombination von IBAN und Referenz ist richtig?

• QR-IBAN + QRR: 27-stellige QR-Referenz inklusive Prüfziffer. Die QR-IBAN erhalten Sie von Ihrer Bank.
• Normale IBAN + SCOR: Creditor Reference nach ISO 11649, beginnend mit RF.
• Normale IBAN + NON: ohne strukturierte Referenz; eine zusätzliche Mitteilung kann bei der Zuordnung helfen.

QR-IBAN ohne QRR und normale IBAN mit QRR sind keine gültigen Kombinationen. Prüfen Sie Ihre IBAN und verstehen Sie den Unterschied.

Beispiel aus einem Elektroinstallationsbetrieb

Nach einer Reparatur übernimmt der Betrieb die Arbeitsstunden und die verwendeten Teile aus der bestätigten Offerte. Er kontrolliert die zutreffende MWST-Behandlung, setzt die Zahlungsfrist und erzeugt die Rechnung mit Zahlteil. Nach dem Zahlungseingang prüft er, welche Rechnung beglichen wurde. Pratiko verbindet Offerten, QR-Rechnungen und Zahlungsabgleich; der jeweilige Plan bestimmt den Funktionsumfang.

Offerten verständlich schreiben · MWST-Sätze richtig einordnen · Zahlungen mit camt.054 abgleichen.

Druck und aktuelle Vorgaben

Der Swiss QR Code ist 46 × 46 mm gross. Der gesamte Zahlteil mit Empfangsschein misst 210 × 105 mm. Lassen Sie die vorgesehenen Freiräume bestehen und verändern Sie die Grafik nicht dekorativ. Verwenden Sie von Anfang an strukturierte Adressen; so vermeiden Sie die Übernahme alter, kombinierter Adresszeilen.

Eine QR-Rechnung ersetzt nicht die Prüfung der Rechnungsangaben oder der steuerlichen Behandlung. Auch eine normale Rechnung ist nicht allein deshalb ungültig, weil sie keinen QR-Zahlteil enthält.

Häufige Fragen

Brauche ich eine QR-IBAN?

Nein. Mit einer normalen CH-/LI-IBAN sind ein Zahlteil ohne Referenz oder mit SCOR möglich. QRR setzt hingegen eine QR-IBAN voraus.

Kann ich ohne Registrierung starten?

Für den kostenlosen Zahlteil-Generator ist kein Konto nötig. Für vollständige Rechnungen und die Verwaltung in Pratiko legen Sie ein Konto an.

Ist der QR-Code die ganze Rechnung?

Nein. Er enthält Zahlungsdaten. Leistungen, Rechnungsnummer, Zahlungsbedingungen und gegebenenfalls MWST gehören auf die Rechnung selbst.

Quelle: SIX: QR-Rechnung und Implementation Guidelines. Für die genaue Kontoverwendung sind die Angaben Ihrer Bank massgebend.