Von Einzahlungsschein zur QR-Rechnung: Was sich seit 2022 geändert hat

Das Ende des Einzahlungsscheins und die Ära der QR-Rechnung

Als Handwerker oder KMU-Besitzer in der Schweiz erinnern Sie sich sicher noch gut an die orangen und roten Einzahlungsscheine. Bis zum 30. September 2022 waren sie für die meisten Transaktionen Standard. Eine Rechnung zu erstellen bedeutete, diese Formulare zu bestellen, sie von Hand auszufüllen und zu hoffen, dass das optische Erkennungssystem keine Probleme machte. Vor allem die orangen mit der Referenznummer ESR waren für strukturierte Zahlungen essenziell. Doch die manuelle Dateneingabe oder Lesefehler machten den Prozess langsam und fehleranfällig. Die Entscheidung von SIX und PostFinance, dieses System endgültig abzuschaffen, machte den Übergang zur QR-Rechnung für alle Schweizer Unternehmen obligatorisch.

Heute wird der zahlbare Teil mit dem Schweizer QR-Code direkt auf weissem A4-Papier ausgedruckt oder als PDF per E-Mail versendet. Für einen Installateur in Luzern oder einen Schreiner in Bern bedeutet dies geringere Bürokosten und eine nahezu vollständige Eliminierung von Tippfehlern, die Kunden machen könnten. Die Möglichkeit, Rechnungen direkt aus Ihrer Verwaltungssoftware zu generieren, beschleunigt auch den Inkassoprozess und verbessert den Cashflow.

Technische Struktur: Was hat sich zwischen den beiden Systemen geändert?

Im Gegensatz zu den alten Einzahlungsscheinen enthält der zahlbare Teil der QR-Rechnung alle notwendigen Informationen sowohl für die menschliche Lesbarkeit als auch für die digitale Erfassung per Banking-App oder Scanner. Die Konformität mit den SIX-Richtlinien erfordert ein präzises Layout im unteren Bereich des Dokuments. Hier die Details:

• Empfänger-Sektion (links, 62 mm Breite, 105 mm Höhe): Zeigt das Gutschriftskonto, die Schuldnerdetails, die Währung und den genauen Betrag an. Dient auch als Quittung für Zahlungen am Schalter.
• Zahlbarer Teil (rechts, 148 mm Breite, 105 mm Höhe): Enthält den Schweizer QR-Code (46x46 mm) mit dem Schweizer Kreuz in der Mitte, flankiert von menschenlesbaren Informationen.
• Trennlinie: Bei postalischem Versand ist eine Perforation oder eine durchgehende Linie mit einer Scherenmarkierung für eine saubere Trennung erforderlich.
• Referenztyp: Die alte ESR-Nummer wurde durch die 27-stellige QR-Referenz (in Verbindung mit einer QR-IBAN) oder die internationale Gläubigerreferenz (Creditor Reference ISO 11649) ersetzt.

Ein praktischer Vorteil gegenüber früher ist die Flexibilität beim Betrag. Während bei den alten orangen Einzahlungsscheinen manuelle Korrekturen des Betrags nicht erlaubt waren, können mit dem neuen Standard die zahlbaren Teile ohne festen Betrag generiert werden. Dies erlaubt es dem Kunden, den geschuldeten Betrag frei anzugeben, beispielsweise für Anzahlungen oder Spenden. In Ihrem täglichen Geschäft bleibt die Regel jedoch, den exakten Saldo in CHF mit zwei Dezimalstellen anzugeben.

Obligatorische Angaben auf der Rechnung und neue Mehrwertsteuersätze

Die QR-Rechnung vereinfacht die Zahlung, ersetzt jedoch nicht die formellen Anforderungen des Bundesgesetzes über die direkte Bundessteuer (DBG, Art. 26). Wenn Sie eine Rechnung für eine Reparatur oder Lieferung ausstellen, müssen im Text klare administrative Details enthalten sein, damit sie steuerlich gültig ist. Dazu gehören Ihr vollständiger Firmenname, die Geschäftsadresse und Ihre Identifikationsnummer (ID/UID) mit dem Hinweis 'MwSt.'. Seit dem 1. Januar 2024 gelten die neuen Mehrwertsteuersätze: 8,1% für den Standardsatz, 3,8% für die Beherbergung und 2,6% für lebensnotwendige Güter und Lebensmittel. Jeder angewendete Satz muss klar vom Nettobetrag unterschieden werden.

Eine präzise Beschreibung der erbrachten Dienstleistungen, der Ausführungszeitraum und die vollständigen Kontaktdaten des Kunden müssen ersichtlich sein. Stimmen die Angaben im Rechnungshead mit denen im QR-Code nicht überein, können Geschäftskunden bei einer Steuerprüfung Probleme mit dem Vorsteuerabzug haben.

Automatische Bankenabstimmung mit camt.053 und camt.054

Einer der Hauptgründe für den Wechsel vom alten Einzahlungsschein zur QR-Rechnung ist die Einführung internationaler Bankenstandards ISO 20022. Die alten Textdateien (V11), die zum Herunterladen von ESR-Gutschriften verwendet wurden, sind durch XML-Nachrichten im camt-Format ersetzt worden. Banken und PostFinance stellen zwei Hauptdatenströme zur Verfügung: die camt.054-Datei, die Details zu einzelnen Gutschriften in Echtzeit oder mit täglichen Updates liefert, und die camt.053-Datei, die den vollständigen Kontoauszug darstellt.

Durch den Import dieser Dateien in Ihre Buchhaltungssoftware werden eingehende Zahlungen automatisch der entsprechenden offenen Rechnung zugeordnet. Dies geschieht über die QR-Referenznummer, wodurch die manuelle Zuordnung im E-Banking entfällt. Bleibt eine Zahlung aus, wird die Verwaltung von Mahnungen einfacher. Wenn beispielsweise eine Rechnung über CHF 3'400.00 unbezahlt bleibt, befindet sich der Schuldner gemäss Schweizer Obligationenrecht im Verzug. Gemäss Art. 104 OR kann der Gläubiger ab Fälligkeit einen Verzugszins von 5% pro Jahr verlangen, sofern nichts anderes vereinbart wurde. Ein strukturiertes System berechnet diese Beträge bei Mahnungen automatisch und gesetzeskonform.

Tägliche Rechnungsverwaltung ohne Komplikationen

Viele Freiberufler und Kleinunternehmer befürchteten, auf komplexe und teure Verwaltungssoftware umsteigen zu müssen. In Wirklichkeit reicht für den gesamten Prozess – von der Offerte über die (SIX-konforme) Rechnungsstellung bis zur Bankenabstimmung – ein einfach zu bedienendes und gut konfiguriertes Werkzeug aus.

Eine Anwendung, die über den Browser, vom Smartphone oder Computer aus zugänglich ist, ermöglicht es Ihnen, Dokumente direkt auf der Baustelle oder in der Werkstatt zu erstellen. Sie können die Mehrwertsteuersätze (8,1%, 3,8%, 2,6%) korrekt anwenden und eine PDF-Datei mit dem zahlbaren Teil generieren, bereit für den Versand per E-Mail oder zum Ausdrucken. Dies verkürzt die Zeit zwischen Arbeitsabschluss und Rechnungsstellung und verbessert die Liquidität Ihres Unternehmens.

Für detaillierte Informationen zu Layout-Regeln und operativen Verfahren konsultieren Sie unsere Anleitung zur Erstellung der QR-Rechnung unter https://pratiko.ch/guide/qr-rechnung-erstellen.