Von Einzahlungsschein zur QR-Rechnung: Was sich seit 2022 geändert hat

Abschied vom orangefarbenen und roten Einzahlungsschein: Die Evolution des Schweizer Zahlungsverkehrs

Bis zum 30. September 2022 waren die roten und orangen Einzahlungsscheine (EZS) der Standard für den Zahlungsverkehr in der Schweiz. Wer Rechnungen für Handwerksleistungen oder Warenlieferungen erstellen wollte, musste diese Formulare bestellen, sorgfältig ausfüllen und auf den korrekten Druck achten. Der orangefarbene Schein mit Referenznummer (bzw. ESR) war dabei für strukturierte Zahlungen unerlässlich. Das manuelle Abtippen der Referenznummern oder das Risiko von Lesefehlern bei der optischen Erkennung waren zeitaufwendig und fehleranfällig für jedes KMU. Mit dem definitivem Aus für dieses System, initiiert von SIX und PostFinance, wurde die Umstellung auf die QR-Rechnung für alle Schweizer Unternehmen zwingend.

Diese Umstellung hat nicht nur die Notwendigkeit des Bestellens von Spezialformularen eliminiert, sondern auch den Prozess erheblich vereinfacht. Heute wird der Zahlteil mit dem Schweizer QR-Code direkt auf normalem weissen A4-Papier ausgedruckt oder als PDF-Dokument per E-Mail versendet. Für einen Sanitärinstallateur im Tessin oder einen Schreiner aus dem Kanton Bern bedeutet dies weniger Büromaterialkosten und eine drastische Reduzierung von Tippfehlern, welche die Kunden bei der Zahlung machen könnten.

Technische Struktur: Unterschiede zwischen Einzahlungsschein und QR-Rechnung

Im Gegensatz zu den alten Einzahlungsscheinen bündelt der Zahlteil der QR-Rechnung alle notwendigen Informationen für die menschliche Lesbarkeit und die digitale Erfassung mittels Bank-App oder Scanner. Die Konformität mit den SIX-Richtlinien schreibt ein präzises Raster im unteren Seitenbereich vor:

• Abschnitt "Empfang" links (Breite 62 mm, Höhe 105 mm): Enthält das Gutschriftskonto, Schuldnerdaten, Währung und den genauen Betrag; dient als Beleg für Schalterzahlungen.
• Zahlteil rechts (Breite 148 mm, Höhe 105 mm): Beinhaltet den Schweizer QR-Code (46x46 mm) mit dem Schweizer Kreuz in der Mitte, flankiert von den Klartextinformationen.
• Trennlinie: Bei postalischem Versand muss eine Perforation oder eine durchgezogene Linie mit Scheren-Symbol für ein sauberes Abtrennen vorhanden sein.
• Referenztyp: Die alte PVR-Nummer wurde durch die 27-stellige QR-Referenz (in Verbindung mit einem QR-IBAN) oder den internationalen Creditor Reference (ISO 11649) ersetzt.

Ein praktischer Vorteil gegenüber früher ist die Flexibilität des Betrags. Auf den alten orangen Einzahlungsscheinen durften Beträge nicht von Hand korrigiert werden. Mit dem neuen Standard können Zahlteile ohne festen Betrag generiert werden, sodass der Kunde den geschuldeten Betrag selbst angeben kann – beispielsweise für freie Anzahlungen oder Spenden. Im täglichen Geschäft eines Handwerksbetriebs bleibt jedoch die Regel, den genauen Saldo in CHF mit zwei Dezimalstellen anzugeben.

Pflichtangaben und neue Mehrwertsteuersätze auf der Rechnung

Die QR-Rechnung vereinfacht zwar den Zahlungsvorgang, ersetzt jedoch nicht die formalen Anforderungen gemäss Mehrwertsteuergesetz (MWSTG, Art. 26). Wenn Sie eine Rechnung für eine Reparatur oder Lieferung ausstellen, muss der Rechnungstext klare administrative Details enthalten, um steuerlich gültig zu sein. Dazu gehören die vollständige Firmierung, die Adresse Ihres Unternehmens und die Identifikationsnummer (ID/UID) mit dem Zusatz «MWST». Seit dem 1. Januar 2024 gelten die angepassten MWST-Sätze: 8.1% für den Normalsatz, 3.8% für Hotellerie und 2.6% für Güter des täglichen Bedarfs und Lebensmittel. Jeder angewandte Satz muss klar vom Nettobetrag getrennt ausgewiesen werden.

Weiterhin müssen eine präzise Beschreibung der erbrachten Leistungen, der Ausführungszeitraum sowie die vollständigen Kontaktdaten des Auftraggebers ersichtlich sein. Stimmen die Angaben im Rechnungskopf nicht mit den im QR-Code kodierten Daten überein, kann es für Geschäftskunden bei einer Steuerprüfung zu Problemen bei der Vorsteuerabzug kommen.

Automatischer Bankabgleich mit camt.053 und camt.054

Ein wesentlicher Grund für den Wechsel vom alten Einzahlungsschein zur QR-Rechnung ist die Einführung der internationalen Bankstandards ISO 20022. Die alten Textdateien (V11), die zum Herunterladen von PVR-Gutschriften dienten, wurden zugunsten von XML-Nachrichten im camt-Format abgelöst. Banken und PostFinance stellen zwei Hauptdatenflüsse zur Verfügung: die camt.054-Datei, die einzelne Gutschriftsdetails in Echtzeit oder tagesaktuell meldet, und die camt.053-Datei, die den vollständigen Kontoauszug darstellt.

Durch das Einlesen dieser Dateien in Ihre Buchhaltungssoftware werden eingehende Zahlungen automatisch der entsprechenden offenen Rechnung zugeordnet. Dies geschieht über die QR-Referenznummer, was manuelle Abgleiche mit dem E-Banking überflüssig macht. Wenn eine Zahlung ausbleibt, wird das Mahnwesen vereinfacht. Bleibt beispielsweise eine Rechnung von CHF 3'400.00 unbezahlt, gerät der Schuldner gemäss Obligationenrecht in Verzug. Gemäss Art. 104 OR kann der Gläubiger einen Verzugszins von 5% pro Jahr ab Fälligkeitsdatum fordern, sofern vertraglich keine anderen Konditionen vereinbart wurden. Ein strukturiertes System berechnet diese Beträge im Mahnschreiben automatisch und rechtskonform.

Tägliche Rechnungsstellung ohne Komplikationen meistern

Für viele Einzelunternehmer und Inhaber kleiner Betriebe war die Befürchtung gross, nun auf komplexe und teure Verwaltungssoftware umsteigen zu müssen. Tatsächlich reicht für den gesamten Prozess – von der Angebotserstellung über die Rechnungsstellung (SIX-konform) bis zum Bankabgleich – ein einfach zu bedienendes und gut konfiguriertes Werkzeug aus.

Eine über den Browser auf dem Smartphone oder Computer zugängliche Anwendung ermöglicht die Erstellung von Dokumenten direkt auf der Baustelle oder in der Werkstatt. Sie erlaubt die korrekte Anwendung der Mehrwertsteuersätze (8.1%, 3.8%, 2.6%) und die Generierung eines PDFs mit dem Zahlteil, der sofort per E-Mail versendet oder ausgedruckt werden kann. Dies verkürzt die Zeitspanne zwischen Arbeitsabschluss und Rechnungsstellung und verbessert die Liquidität des Unternehmens.

Für detaillierte Informationen zu den Layout-Regeln und operativen Schritten konsultieren Sie unsere Anleitung zur Erstellung einer QR-Rechnung unter https://pratiko.ch/guide/qr-rechnung-erstellen.